Decembrie 2000 – descarca studiul de caz in limba engleza (pdf)

Profilul Organizatiei

Tofan Grup este principalul producator si distribuitor de anvelope din Romania. Organizatia include patru fabrici producatoare de anvelope, in Bucuresti, Floresti, Zalau si Turnu-Severin, o companie de distributie, cu sucursale in cele 41 de judete, si o retea de distributie – AutoMaxima – cu mii de puncte de vanzare raspandite pe intreg teritoriul tarii. Personalul cuprinde peste 6.000 de angajati permanenti si colaboratori.

Starea Initiala

Aplicatiile software exploatate in cadrul sediului central nu mai faceau fata volumului crescut de date aparut ca urmare a extinderii activitatii comerciale. Integrarea organizationala a sucursalelor – care functionau fara suport informatic – nu era posibila fara un sistem care sa ofere o imagine consolidata a operatiunilor. Grupul Tofan avea nevoie de o solutie informatica completa, intr-o platforma tehnologica deschisa, scalabila si flexibila.

Solutia Specifica

Tofan Grup a decis implementarea sistemului ISIS 2.0, realizat de Omnis Group. Construita in jurul unei platforme Microsoft SQL Server 2000, solutia este adaptata total legislatiei economice romanesti si ofera un raport performanta/cost care o detaseaza net de alte sisteme ERP cunoscute. Baza centrala de date este accesata din orice punct al retelei extinse (WAN), care include sediul central si sucursalele teritoriale.

Avantaje

SQL Server 2000 ofera o platforma centrala solida de consolidare a datelor, facilitati superioare de raportare si timp bun de raspuns la interogari. Asigurand actualizarea automata a stocurilor si inregistrarea automata a operatiilor contabile aferente fiecarui document comercial, ISIS 2.0 elimina erorile care pot apare in procesul compilarii unor rapoarte consolidate, pe baza unor date primite din sisteme disparate. Intranetul organizatiei permite accesul la rapoarte specifice, folosind browserul Microsoft Internet Explorer.

Tofan Grup, Romania

Tofan Grup are o reputatie a calitatii serviciilor indelung dovedita si exersata pe piata interna si internationala. Grupul este situat pe pozitia intai in clasamentul agentilor economici cu activitate de distributie a produselor care apartin unei ramuri industriale specifice. Pe masura ce activitatea grupului a evoluat cantitativ, structura calitativa a serviciilor oferite clientilor s-a dezvoltat conform celor mai inalte standarde in domeniu. Decizia de a implementa un sistem informatic modern s-a bazat pe hotararea conducerii grupului de a implementa un nivel maxim de eficienta operationala, de-a lungul intregului flux al activitatii comerciale.

“In 1996 si 1997, vanzarile noastre au crescut de cateva ori”, aminteste Ginel Musat, Directorul Departamentului de Informatica al Tofan Grup. “Programul Cobol folosit in acea perioada pentru contabilitate era total depasit de volumul mare al tranzactiilor inregistrate. Situatia stocurilor era urmarita cu o aplicatie Paradox, complet separata de suportul contabil. Inconsistentele cu care ne confruntam zilnic faceau imposibila cresterea controlata a activitatilor companiei. Era imperios necesara implementarea unui sistem integrat, construit in jurul unui sistem profesional de gestiune a bazelor de date.”

Grupul Tofan a realizat aceste obiective odata cu implementarea sistemului ISIS, realizat de Omnis Group, produs care utilizeaza Microsoft SQL Server™ 2000.

“Cresterea productivitatii angajatilor din departamentele contabilitate si vanzari a fost imediata,” continua Musat. “Adoptarea unui sistem informatic integrat intr-o platforma SQL Server ofera in continuare cel mai bun suport necesar sustinerii unei cresteri continue a operatiunilor specifice oricarui agent economic.”

Integrare sub Windows

Introducerea unui sistem informatic integrat a urmat extinderii operatiunilor Grupului Tofan in toata tara.

“Documentele comerciale erau operate manual la sucursalele din tara, apoi erau trimise prin posta, la sediul central, pentru a fi introduse in aplicatia comerciala. De aici, anumite date erau preluate pe discheta pentru a fi transferate in sistemul contabil,” mentioneaza Cristinel Popa, VicePresedinte. “Datele care ni se prezentau in rapoartele centralizatoare nu reflectau corect realitatea. Stiam ca un sistem informatic complex, pentru o organizatie ca a noastra, nu putea sa fie construit si exploatat eficient decat sub Windows. Conceptul grafic de interfata urma sa reduca timpul necesar pentru training, in special la sucursale, unde calculatoarele nu fusesera inca folosite.”

“Am ales sistemul ISIS si implementarea s-a dovedit a fi un succes deosebit.”

Baza centrala de date a fost instalata la sediul central. Sucursalele din teritoriu ruleaza aplicatiile instalate local si acceseaza baza centrala, pentru introducerea documentelor si extragerea rapoartelor. Comunicatia este asigurata prin VSAT, intr-un canal de 64K, dar se poate folosi, ca solutie de backup, conexiunea pe linie telefonica.

Am fost convinsi ca ISIS 2.0 ne va oferi solutia cea mai buna pentru consolidarea datelor, in conditiile exploatarii sale separate la fiecare unitate organizationala

Standarde Tehnologice

“Sistemul ISIS 2.0 este dezvoltat sub Microsoft Visual C++,” continua Popa. “Ulterior, ni s-a confirmat ca am facut cea mai buna alegere – ne putem bucura de toate avantajele aduse de tehnologia moderna folosita ca suport. Orice extindere, modificare sau configurare suplimentara s-a putut face cu usurinta. Costul total al operarii sistemului se poate controla strict, avand in vedere facilitatile deosebite incluse in platforma Microsoft in scopul imbogatirii naturale a sistemului cu noi componente sau functionalitati.”
Eficienta in Exploatare

ISIS 2.0 a crescut eficienta muncii serviciilor comerciale si financiar-contabile ale organizatiei. O factura introdusa de catre o sucursala, ca urmare a unei vanzari catre o alta sucursala, actualizeaza automat stocurile si inregistreaza tranzactiile contabile corespunzatoare ambelor locatii. Baza de date centrala pastreaza o imagine consistenta si sistematizata a celor mai semnificative informatii privind desfasurarea, factorii de influenta si rezultatele partiale sau finale ale activitatii sucursalelor. Sunt furnizate catre conducere elementele necesare pentru fundamentarea deciziilor si pentru control.

“Am fost convinsi ca ISIS 2.0 ne va oferi solutia cea mai buna pentru consolidarea datelor, in conditiile exploatarii sale separate la fiecare unitate organizationala,” afirma Popa. “Fiind optimizat pentru Windows NT si SQL Server, produsul da garantia unor capabilitati de procesare care ne indreptatesc sa consideram cu optimism cresterea viitoare a activitatii si extinderea organizationala.”

ISIS 2.0 este disponibil intr-o structura flexibila de preturi. Printre avantajele semnificative se remarca posibilitatea de a oferi, in cadrul unei licente, accesul la grupuri configurabile de functionalitati.

Cresterea Performantelor

ISIS 2.0 foloseste ca server de baze de date si aplicatii un server HP Pentium Pro 4×200 MHz cu 512 MB RAM si RAID 5. Pentru a sustine corespunzator generarea rapoartelor zilnice, cu un grad deosebit de complexitate, a fost introdus un al doilea server – Fujitsu Pentium II 4×400 MHz, cu 512 MB RAM si RAID 5, care gestioneaza o baza de date de raportare. In aceasta sunt replicate, la fiecare minut, toate tranzactiile inregistrate in baza de date principala.

“Facilitatile de replicare oferite de SQL Server 2000 permit realizarea unui mediu optim pentru obtinerea rapoartelor zilnice, evitand supraincarcarea serverului central,” afirma Musat. “Chiar in conditiile in care 150 de utilizatori folosesc concurent sistemul, nu avem probleme de performanta. In plus, replicarea periodica asigura un backup complet al bazei de date operationale.“

ISIS 2.0 asigura un inalt grad de securitate in utilizare, prin definirea si verificarea drepturilor de acces asupra informatiilor si operatiilor din sistem, pentru operatori individuali si la nivel de grupuri de operatori.

Cu suportul pe care-l ofera ISIS 2.0, Grupul Tofan isi propune sa devina o prezenta activa pe Internet, prin promovarea unui site Web destinat comertului electronic, accesibil initial partenerilor principali, prin intermediul unei retele virtuale private (VPN).