Prezentare generală

Modulul PLATI este destinat sustinerii activitatii departamentului financiar in inregistrarea platilor datoriilor in lei si valuta, prin diverse forme de plata (cec, ordin de plata, numerar, dispozitie de plata valutara externa, compensare, etc).

Modulul PLATI ofera un mecanism de urmarire si evidentiere a datoriilor catre furnizori prin realizarea de asocieri intre operatiunile de plata si documentele de cumparare generate anterior prin modulul APROVIZIONARE.

Pornind de la aceste asocieri pot fi efectuate studii si raportari referitoare la volumul datoriilor unitatii si la natura acestora, distributia pe filiale, furnizori si facturi neachitate sau partial achitate, datele de creare a datoriilor si datele achitarilor partiale, etc.

Prin utilizarea unei baze de date comune cu modulul APROVIZIONARE sunt asigurate metode de propunere automata a celor mai vechi datorii catre furnizor spre achitare prin documentul platitor curent. Utilizatorul are libertatea de a opta pentru modificarea listei de datorii selectate sau achitarea partiala a unor datorii catre furnizor.

Pe baza asocierilor dintre documentele de plata si documentele comerciale, pentru fiecare document platit (factura, declaratie vamala de import, comision de import, etc.) se poate urmari un istoric detaliat al sumelor achitate prin diverse documente de plata.

Se asigura generarea automata a tranzactiilor contabile asociate documentelor de plata inregistrate in sistem.

Modulul PLATI asigura un nivel ridicat al securitatii, integritatii si conformitatii inregistrarilor. Prin verificarea automata a datoriilor sunt evitate plati in afara datoriilor existente, documentele ce duc la plati excedentare fiind inregistrate automat drept creditari; formele de plata in avans sunt mentionate explicit si inregistrate contabil diferit de datoriile achitate.

Sumele platite in avans pot fi folosite la o data ulterioara inregistrarii respectivelor documente de plata, in scopul achitarii unor facturi, declaratii vamale de import sau comisioane de import inregistrate dupa efectuarea platii.

Sumele achitate furnizorilor pentru facturi sau declaratii vamale de import ulterior stornate pot fi folosite pentru stingerea altor datorii fata de furnizori.

Modulul PLATI ofera mecanisme sigure si eficiente de inregistrare si urmarire a platilor catre furnizori.

Modalitati de gestiune a platilor

• Pastrarea unei evidente riguroase a volumului datoriilor catre furnizori.
• Modalitati de plata in lei: cecul, ordinul de plata, numerarul, compensarea, compensarea cu cont, utilizarea avansului, a facturilor stornate si a notelor contabile.
• Modalitati de plata in valuta: dispozitia de plata valutara externa, compensarea, utilizarea avansului si a declaratiilor vamale de import stornate.
• Inregistrarea si centralizarea platilor efectuate, pe baza documentelor de plata emise de unitatea proprie catre furnizori.
• Inregistrarea platilor efectuate in avans catre furnizori, prin cec, ordin de plata, numerar sau compensare.
• Utilizarea sumelor platite in avans prin diverse tipuri de documente de plata, pentru achitarea datoriilor catre furnizorul respectiv sau catre alt furnizor (caz in care trebuie sa existe un protocol intre acestia).
• La efectuarea platilor prin cec, ordin de plata sau dispozitie de plata valutara externa, utilizatorul poate selecta contul bancar al unitatii proprii din care se vor extrage sumele achitate.
• Pentru fiecare document de plata, se propun spre achitare cele mai vechi documente comerciale restante ale furnizorului respectiv; utilizatorul poate accepta sau modifica propunerea (in majoritatea cazurilor utilizatorul va completa datele inscrise pe documentul de plata si va accepta achitarea documentelor propuse de sistem).
• Stingerea datoriilor pe baza facturilor si a declaratiilor vamale de import stornate.
• Stornarea documentelor de plata in lei (cec, ordin de plata, numerar, compensare, precum si a sumelor platite in avans furnizorilor).
• Modificarea datelor unei plati (numarul documentului de plata, data, suma platita etc.).
• Anularea unui document de plata, impreuna cu toate operatiile asociate, pastrandu-se astfel consistenta informatiilor la nivelul intregului ISIS.

Modalitati de regasire a informatiei

• Vizualizarea platilor efectuate pe baza unui document de plata inregistrat anterior.
• Urmarirea pentru fiecare document achitat a unui istoric detaliat al sumelor platite.
• Utilizarea, drept documente comerciale sau de plata in lei, a notelor contabile generate automat la inregistrarea unor operatii pe conturile de clienti prin modulul CONTABILITATE GENERALA.

Siguranta in exploatare

• Protectie impotriva unor eventuale erori de operare, datele fiind validate in mod automat.
• Asigurarea accesului exclusiv la fiecare document restant, pastrandu-se astfel consistenta datelor si evitandu-se plata repetata a aceleiasi datorii.
• Protectia informatiilor prin autentificarea operatorului si parolei si asignarea unor drepturi de acces.
• Operatorii si drepturile acestora sunt gestionati de administratorul de sistem prin functionalitati implementate in cadrul SISTEMULUI CENTRAL.
• De la o sesiune la alta sunt memorate informatii referitoare la ultimul operator care a utilizat programul si filiala in cadrul careia s-a operat in timpul ultimei sesiuni de lucru.
• Operatia de plata poate fi efectuata numai in conditiile in care data inscrisa pe documentul de plata face parte dintr-o perioada contabila deschisa, acest lucru fiind verificat automat.
• In urma unei modificari sau stergeri sunt actualizate automat toate tranzactiile comerciale si contabile corespunzatoare.
• Modificarea sau stergerea unui document de plata se poate face doar daca operatia asociata nu a afectat un document contabil de sinteza (balanta sau bilant).

Integrare in sistemul informatic ISIS.net

• Tranzactiile contabile asociate sunt generate automat, ele fiind accesibile prin intermediul modulului CONTABILITATE GENERALA.
• Modulul PLATI preia facturile si declaratiile vamale de import inregistrate prin modulul APROVIZIONARE si facturile de intrare generate de modulul MIJLOACE FIXE.