Prezentare generală

Componentele sistemului destinate administrarii activitatilor din piata imobiliara permit urmarirea proiectelor imobiliare, din faza de definitie a proiectului pana la finalizarea constructiei si administrarea spatiilor, terenurilor, cladirii sau parcului rezidential.

Subsistemul destinat administrarii activitatilor din piata imobiliara permite urmarirea proiectelor imobiliare desfasurate de o societate, din faza de definitie a proiectului pana la finalizarea constructiei si administrarea spatiilor, terenurilor, cladirii sau parcului rezidential.

  • In faza de constructie, proiectele sunt definite ca si centre de cost;
  • La finalizarea constructiei, centrele de cost devin centre de profit;
  • Elementele de infrastructura si cladirile sunt inregistrate in sistem ca si subcentre de cost;
  • Pentru fiecare astfel de subcentru de cost, pot fi definite bugete, detaliate pe soft costs (aprobari, avize, planuri si proiecte) si costuri de constructie, atat pentru cladiri, cat si pentru infrastructura;
  • Contractele cu furnizorii si constructorii sunt inregistrate pe subcentre de cost;
  • La facturare, sunt generate si inregistrate costuri pe subcentre de cost si elemente bugetate;
  • Prin cumularea costurilor inregistrate, la finalul proiectului se obtine valoarea de inventar a fiecarei cladiri sau element de infrastructura.

Contracte cu furnizorii

Aceste contracte se inregistreaza separat pentru constructiile destinate vanzarii (contract prestari servicii – cheltuieli) si pentru constructiile care vor intra in patrimoniul societatii (contract prestari servicii – investitii).

Pentru fiecare contract se pot inregistra urmatoarele informatii:

  • Informatii generale despre furnizor;
  • Data si numarul contractului se completeaza manual in prima faza;
  • Valuta contractului;
  • Daca se factureaza valoric sau cantitativ;
  • Informatii despre banca prin care se vor face platile;
  • Perioada de valabilitate contract;
  • Centrul de investitii;
  • Lista de lucrari/servicii, care contine:
    • Valoare fara TVA poate sa lipseasca daca nu e cunoscuta de la inceput;
    • Data livrare;
    • Elementul bugetat asociat;
  • Valoarea maxima a contractului;
  • Graficul de plati, care va contine:
    • Descriere si valoare plata;
    • Procent se completeaza daca se va plati un procent din valoarea totala;
    • Data platii;
    • Observatii.

Pentru lista de articole/servicii si lista de plati previzionate, sistemul ofera facilitatea multiplicarii unor elemente din lista, in scopul inregistrarii cu mai multa usurinta a contractelor recurente.

Contractul cu furnizorii poate sa existe in doua stari:

  • Inregistrat – contractul este introdus in sistem;
  • Acceptat – contractul este definitivat si urmeaza sa fie generate facturi pe baza sa.

Orice modificare asupra unui contract acceptat genereaza o noua versiune a acestuia (revizie), care pastreaza referinta la contractul original. Modificarile se fac numai asupra ultimei versiuni a contractului.

Contracte de vanzare

In procesul de contractare a unui element imobiliar se pot inregistra urmatoarele tipuri de contracte:

  • de rezervare;
  • antecontract;
  • de vanzare.

Pentru fiecare contract, sunt inregistrate urmatoarele informatii:

  • Date generale client – se selecteaza din nomenclatorul de parteneri;
  • Data si numarul contractului;
  • Valuta contractului;
  • Referinta la un contract anterior, daca este cazul;
  • Se factureaza valoric sau cantitativ;
  • Informatii despre banca prin care se vor face incasarile;
  • Perioada de valabilitate contract;
  • Valoarea maxima a contractului;
  • Centrul de profit (apartamentul);
  • Resursa contractului, reprezentand apartamentul care este obiect al contractului. Pe baza acestuia se vor putea genera rapoarte de evidenta a apartamentelor deja contractate si a celor libere.
  • Lista de articole, reprezentand:
    • Pentru contractul de rezervare rezervarea elementului imobiliar;
    • Pentru antecontract avansul si ratele;
    • Pentru contractul de vanzare apartamentul, locul de parcare.
  • Pentru fiecare articol se pot specifica:
    • Valoare;
    • Informatii despre TVA;
    • Data livrare (data la care se va emite factura);
    • Elementul bugetat asociat;
  • Graficul de plati, care va contine:
    • Descrierea si valoarea platii;
    • Procent daca se va plati un procent din valoarea totala;
    • Data platii, observatii.

Starile posibile ale contractelor de vanzare sunt similare cu cele ale contractelor cu furnizorii de materiale, lucrari si servicii.

Raportari

  • Bugetul de venituri/cheltuieli;
  • Profit&Loss deoarece printre centrele de profit sunt si cladirile de apartamente, la vanzarea apartamentelor se va putea calcula venitul total obtinut pe cladire, pentru a fi comparat cu costul total pe cladire rezultat din situatia pe centre de investitii.
  • Urmarirea bugetului pe centre si subcentre de cost;
  • Cash flow previzionat: ce sume sunt de incasat intr-o anumita perioada, in baza graficelor de plati din contractele cu clientii;
  • Situatia pe apartamente: rezervari, plati, etc.
  • Evidenta incasarilor pe contracte: ce incasari au fost facute, ce incasari mai sunt de efectuat fata de suma totala;
  • Facturile proforme care trebuie emise intr-o anumita perioada (zi, saptamana, luna), pe baza contractelor si graficelor de livrari;
  • Evidenta facturilor proforma: daca si cand au fost platite, ce facturi fiscale le corespund.

Urmarirea platilor si incasarilor in faza de exploatare. Contracte de inchiriere

  • Dupa finalizare, cladirile devin centre de profit;
  • Cladirile pot fi inchiriate in intregime sau pe apartamente;
  • Pot fi definite in sistem contracte de inchiriere si de intretinere a facilitatilor, specificandu-se:
    • Informatii generale despre client;
    • Valuta si tipul contractului;
    • Informatii de facturare data, penalizari, reduceri, etc.;
    • Calendarul de plati;
    • Tipul facturilor de avans sau finale;
    • Banca prin care se executa platile;
    • Perioada contractului;
    • Serviciile a fi livrate in cadrul contractului;
    • Preturile fiecarui articol/serviciu a fi livrat;
    • Reduceri bazate pe valoarea facturii, pe cantitatea livrata, etc.

Platile facute in avans pot fi repartizate si inregistrate in contabilitate de-a lungul unei intregi perioade contabile.

Facturare automata

  • Sistemul permite generarea automata a facturilor in baza datelor si regulilor specificate in contract;
  • In acest scop, se poate folosi un utilitar special care genereaza automat sau la comanda facturile ce trebuie eliberate la o anumita data;
  • Facturile generate automat pot fi verificate si modificate de utilizatori autorizati;
  • Facturarea se poate efectua si manual, in baza datelor contractului.

Integrare in sistemul informatic ISIS.net

  • Subsistemul IMOBILIAR functioneaza complet integrat cu celelalte componente al platformei informatice ISIS.NET. Informatiile referitoare la clienti si furnizori sunt preluate din INFORMATII PARTENERI.
  • Documentele financiare generate sunt inregistrate in timp real in subsistemul CONTABILITATE GENERALA
  • Articolele si serviciile folosite in contracte sunt administrate cu ajutorul modulului NOMENCLATOR ARTICOLE
  • Drepturile de acces ale utilizatorilor sunt definite si administrate prin intermediul modulului SISTEM CENTRAL