Prezentare generală

Modulul INCASARI este destinat specialistilor din departamentul financiar-contabilitate, in vederea administrarii incasarilor si creantelor in lei si in valuta, facilitand administrarea diverselor documente si forme specifice de plata (cec, ordin de plata, numerar, dispozitie de incasare valutara, compensare).

Modulul INCASARI ofera un mecanism de urmarire si evidentiere a datoriilor clientilor, prin realizarea de asocieri intre operatiile de incasare si documentele de vanzare generate anterior prin modulul DESFACERE.

Pornind de la aceste asocieri pot fi efectuate studii si raportari referitoare la volumul creantelor si la natura acestora, distributia pe filiale, clienti si facturi neachitate sau partial achitate, datele de creare a datoriilor si datele achitarilor partiale, etc.

Prin utilizarea bazei de date unice a sistemului integrat, sunt asigurate metode de propunere automata, spre achitare, a celor mai vechi datorii ale clientului, prin documentul platitor curent.

Utilizatorul are libertatea de a opta pentru modificarea listei de datorii selectate sau achitarea partiala a unor datorii ale clientului.

Pe baza asocierilor dintre documentele de plata (in lei sau in valuta) si documentele comerciale, pentru fiecare factura de desfacere sau de mijloace fixe se poate urmari un istoric detaliat al sumelor achitate prin diverse documente de plata.

Se asigura generarea automata a tranzactiilor contabile asociate documentelor de plata inregistrate in sistem.

Modulul INCASARI asigura un nivel ridicat al securitatii, integritatii si conformitatii inregistrarilor. Prin verificarea automata a creantelor sunt evitate plati in afara datoriilor existente, documentele ce duc la incasari excedentare fiind inregistrate automat drept creditari; formele de incasare in avans sunt mentionate explicit si inregistrate contabil diferit de creantele incasate.

Sumele incasate in avans pot fi folosite la o data ulterioara inregistrarii respectivelor documente de plata, in scopul achitarii unor facturi de desfacere inregistrate dupa efectuarea platii.

Sumele achitate de clienti pentru acele facturi care au fost ulterior stornate pot fi folosite pentru stingerea altor datorii ale clientului caruia ii apartin.

Modulul INCASARI ofera mecanisme sigure si eficiente de inregistrare si urmarire a incasarilor de la clienti.

Modalitati de gestiune a incasarilor

• Pastrarea unei evidente riguroase a volumului datoriilor clientilor.
• Modalitati de plata in lei: cecul, ordinul de plata, numerarul, compensarea, compensarea cu cont, utilizarea avansului, a facturilor stornate si a notelor contabile.
• Modalitati de plata in valuta: compensarea, dispozitia de incasare valutara si utilizarea avansului in valuta.
• Inregistrarea si centralizarea incasarilor efectuate, pe baza documentelor de plata emise de clienti.
• Inregistrarea si centralizarea incasarilor efectuate prin carti de credit.
• Inregistrarea platilor efectuate in avans de catre clienti prin cec, ordin de plata, numerar, compensare sau dispozitie de incasare valutara.
• Utilizarea sumelor incasate in avans prin diverse tipuri de documente de plata, pentru achitarea datoriilor clientului respectiv sau ale altui client (caz in care partile trebuie sa defineasca un protocol).
• La inregistrarea incasarilor prin cec, ordin de plata sau dispozitie de incasare valutara, utilizatorul poate selecta contul bancar al unitatii proprii in care vor fi depuse sumele achitate.
• Stingerea datoriilor pe baza facturilor stornate.
• Pentru fiecare document de plata, se propun spre achitare cele mai vechi facturi ale clientului respectiv; utilizatorul poate accepta sau modifica propunerea (in majoritatea cazurilor utilizatorul va completa datele inscrise pe documentul de plata si va accepta achitarea facturilor propuse de sistem).
• Modificarea datelor unei incasari (numarul documentului de plata, data, suma incasata etc.).
• Stornarea documentelor de plata in lei (cec, ordin de plata, numerar, compensare, precum si a sumelor incasate in avans de la clienti).
• Anularea unui document de plata, impreuna cu toate operatiile asociate, pastrandu-se astfel consistenta informatiilor la nivelul intregului ISIS.

Modalitati de regasire a informatiei

• Vizualizarea incasarilor efectuate pe baza unui document de plata inregistrat anterior.
• Urmarirea, pentru fiecare factura, a unui istoric detaliat al sumelor incasate prin diverse documente de plata.
• Utilizarea, drept documente comerciale sau de plata in lei, a notelor contabile generate automat la inregistrarea unor operatii pe conturile de clienti prin modulul CONTABILITATE GENERALA.

Siguranta in exploatare

• Protectie impotriva unor eventuale erori de operare, datele fiind validate in mod automat.
• Asigurarea accesului exclusiv la fiecare document restant, pastrandu-se astfel consistenta datelor si evitandu-se incasarea repetata a aceleiasi creante.
• Protectia informatiilor prin autentificarea operatorului si parolei si asignarea unor drepturi de acces.
• Operatia de incasare poate fi efectuata numai in conditiile in care data inscrisa pe documentul de plata face parte dintr-o perioada contabila deschisa, acest lucru fiind verificat automat.
• In urma unei modificari sau stergeri sunt actualizate automat toate tranzactiile corespunzatoare operatiei de incasare.
• Modificarea sau stergerea unui document de plata se poate face doar daca operatia asociata nu a afectat un document contabil de sinteza (balanta sau bilant).
• De la o sesiune la alta sunt memorate informatii referitoare la ultimul operator care a utilizat programul si filiala in cadrul careia s-a operat in timpul ultimei sesiuni de lucru.

Integrare in sistemul informatic ISIS.net

• Operatorii si drepturile acestora sunt gestionati de administratorul de sistem prin functionalitati implementate in cadrul SISTEMULUI CENTRAL.
• Modulul INCASARI preia facturile interne si externe generate de modulul DESFACERE si facturile de iesire generate de modulul MIJLOACE FIXE.
• Tranzactiile contabile asociate operatiilor de incasare sunt generate automat, ele fiind accesibile prin intermediul modulului CONTABILITATE GENERALA.