Studiu de caz - Contabilitate

Tofan Grup, Romania

Tofan Grup si-a castigat, prin calitatea produselor si a serviciilor oferite, un loc de marca in clasamentul agentilor economici din Romania, facandu-si cunoscuta prezenta si pe plan international. Cresterea complexitatii activitatilor desfasurate, acoperirea teritoriala si ritmul dinamic de dezvoltare din ultimii ani au condus inevitabil la necesitatea folosirii unui sistem informatic performant, destinat conducerii unitatii in conditii de maxima eficienta.

“Aplicatiile utilizate in trecut nu acopereau decat in mica masura necesarul de informatie, fara a mai vorbi despre imposibilitatea integrarii rezultatelor diferitelor activitati desfasurate", aminteste Ginel Musat, Directorul Departamentului de Informatica al Tofan Grup. "Volumul impresionant de date, fara posibilitate de corelare, inconsistentele frecvent aparute si necunoasterea situatiei financiar-contabile in timp real faceau imposibila conducerea controlata a activitatilor companiei."

Grupul Tofan a depasit aceste neajunsuri prin decizia implementarii sistemului integrat ISIS, realizat de Omnis Group, produs care utilizeaza Microsoft SQL Server™ 2000.

Flexibilitate, Siguranta si Eficienta in Exploatare

"Prin structura flexibila si configurabila a planului de conturi, ISIS 2.0 - Contabilitate permite adaptarea cu usurinta la schimbarile legislative sau de organizare" afirma Ginel Musat. "Inregistrarea tranzactiilor contabile nu necesita cunoasterea denumirilor si semnificatiilor conturilor contabile implicate. Utilizarea unor nomenclatoare unice de clienti si de produse, controlul automat al tranzactiilor efectuate prin intermediul altor module ISIS, inregistrarea rapida a datelor in sistem si posibilitatile multiple de regasire ulterioara a acestora ne-au convins imediat de avantajele utilizarii produsului, ca pe unul dintre cele mai performante".

"Inregistrarea documentelor primare in sistem se realizeaza simultan cu inregistrarea intrarilor in contabilitate. De asemenea, se genereaza automat tranzactii specifice contabilitatii de gestiune, cum ar fi colectarea cheltuielilor pe centre de cost, precum si operatiuni de integrare intre contabilitatea de gestiune si cea financiara" mentioneaza Ginel Musat.

ISIS 2.0 asigura un inalt grad de securitate in utilizare, prin definirea si verificarea drepturilor de acces asupra informatiilor si operatiilor din sistem, pentru operatori individuali si la nivel de grupuri de operatori.

Platforma Tehnologica

Sistemul ISIS 2.0 este dezvoltat sub Microsoft Visual C++®, cu suport Microsoft SQL Server 2000 pentru gestiunea bazelor de date, folosind totodata facilitatile specifice generatorului de rapoarte Crystal Reports. Totul a fost proiectat intr-o arhitectura scalabila, deschisa si flexibila, oferindu-se garantia utilizarii avantajelor implicate de tehnologia moderna si posibilitatea adaugarii cu usurinta de noi functionalitati sistemului.

Fiecare companie din cadrul Grupului Tofan dispune de o baza de date operationala proprie. Prin mecanismul de replicare al SQL Server 2000, datele sunt automat importate in baza de la sediul central. Consistenta nomenclatoarelor unice folosite in sistem - nomenclatoarul de produse/servicii si catalogul de parteneri - este asigurata tot pe baza suportului de replicare mentionat. Comunicatia in teritoriu se realizeaza prin VSAT, intr-un canal de 64K, putandu-se folosi ca solutie de backup conexiunea pe linie telefonica.

Consolidarea Datelor si Compatibilitatea cu alte Sisteme Contabile

"Un mare avantaj il constituie posibilitatea importului automat al datelor provenite de la companiile distribuite geografic apartinand Grupului Tofan. In trecut, aceste date erau preluate pe discheta pentru a fi transferate in sistemul contabil, fapt care conducea la numeroase inconsistente in sistem si la imposibilitatea obtinerii de situatii centralizatoare in timp real, care sa reflecte corect realitatea. Astazi exista cate o baza de date la fiecare companie din teritoriu, iar datele pot fi importate automat la nivel de holding. Acest fapt asigura obtinerea de situatii centralizatoare complexe, la diferite nivele ierarhice ale organizatiei" mentioneaza Ginel Musat. "Mai mult decat atat, la nivel de holding pot fi efectuate tranzactii de ajustare asupra datelor importate de la companii, in vederea asigurarii compatibilitatii cu alte sisteme contabile, fiind posibila transpunerea planului de conturi romanesc in sistemul international de conturi - IAS" continua Ginel Musat.

"ISIS 2.0 a sporit eficienta muncii in domeniile comercial si financiar-contabil. Am fost convinsi ca ISIS 2.0 ne va oferi solutia cea mai buna pentru consolidarea datelor, in conditiile exploatarii sale separate la fiecare unitate organizationala," afirma Cristinel Popa, Vicepresedinte.

Raportare - Analiza si Sinteza

ISIS 2.0 foloseste ca server de baze de date si aplicatii un server HP Pentium Pro 4x200 MHz cu 512 MB RAM si RAID 5. Pentru a sustine corespunzator generarea unor categorii variate de rapoarte, cu un grad deosebit de complexitate, a fost introdus un al doilea server - Fujitsu Pentium II 4x400 MHz, cu 512 MB RAM si RAID 5, care gestioneaza o baza de date de raportare. Aici sunt replicate, la fiecare minut, toate tranzactiile din baza de date operationala, evitandu-se astfel supraincarcarea serverului central.

Intreaga activitate din cadrul unitatii se reflecta in tranzactii contabile generate automat in contabilitate de fiecare modul al sistemului ISIS. Rapoartele contabile permit verificarea corectitudinii operatiilor efectuate, urmarind mentinerea echilibrului intre mijloacele economice si sursele de finantare ale unitatii, intre venituri si cheltuieli.

"Indiferent de domeniul de activitate, documentele de sinteza si de detaliu ale activitatii financiar-contabile constituie baza mecanismului decizional. Rapoartele reflecta in orice moment situatia reala a soldurilor si rulajelor conturilor contabile din sistem, constituind o imagine fidela a situatiei financiar-contabile a unitatii in fiecare moment" afirma Ginel Musat.