Desfacere

Modulul DESFACERE este destinat inregistrarii si procesarii tranzactiilor efectuate in cadrul activitatilor de desfacere (vanzari si transferuri de marfuri) punand la dispozitie facilitati pentru inregistrarea, centralizarea si urmarirea vanzarilor companiei catre clientii sai si a marfurilor transferate intre gestiuni ale companiei.

Procesarea unei tranzactii comerciale consta in inregistrarea documentului propriu-zis, actualizarea automata a stocurilor prin metoda FIFO (fiind realizata totodata si inregistrarea cheltuielilor efectuate si a veniturilor obtinute in cadrul activitatilor de desfacere) si generarea automata a tranzactiilor contabile asociate documentelor.

Pentru gestiunea primitoare notele de receptie sunt emise automat in cazul unei facturi intre gestiuni ale aceleiasi companii.

Modulul permite si inregistrarea documentelor emise la efectuarea exportului de marfuri prin comisionar.

Factura se poate emite catre un client extern, in situatia in care in sistem exista facturi interne de uz extern emise catre comisionarul tranzactiei.

Avizele de expeditie catre clienti pot fi facturate (total sau partial) prin realizarea de asocieri intre facturi si avize inregistrate la date anterioare facturilor. In momentul facturarii se poate specifica pentru fiecare articol cantitatea facturata.

Pot fi facturate diferentele de pret aparute intre data emiterii unei facturi existente si data efectuarii platii acesteia, ca urmare a dinamicii unei monede de referinta (USD), fata de moneda in care s-a emis factura si s-a efectuat plata (ROL).

Modulul realizeaza inregistrarea, modificarea, vizualizarea, emiterea, stergerea sau anularea documentelor de desfacere. Fiecare document emis se poate tipari la cerere, formatul acestuia respectand standardul impus de Ministerul Finantelor.

Modulul permite inregistrarea comenzilor de la clienti si a contractelor de vanzare. Comenzile primite de la clienti stau la baza stabilirii necesarului de aprovizionare pentru o perioada data. Tot pe baza comenzilor se pot incheia contracte de vanzare cu clientii. Pentru a putea urmari facturile emise in cadrul unui contract si a aplica discount-urile prevazute de tipul contractului, la inregistrarea facturilor este obligatorie completarea tipului si numarului de contract in baza caruia se face vanzarea.

Modulul DESFACERE ofera posibilitati extinse de evidenta si control in inregistrarea documentelor de desfacere.

Eficienta deosebita in inregistrarea documentelor

• Modelul care sta la baza acestui modul este orientat document. Odata cu inregistrarea documentului se asigura si inregistrarea automata in contabilitate a operatiilor contabile asociate documentului precum si actualizarea automata a stocurilor.
• Se pot inregistra urmatoarele tipuri de documente: aviz de expeditie, factura, chitanta fiscala, bon de transfer pentru transfer de marfuri intre gestiunile aceleiasi filiale, factura externa, bon de consum, factura de diferenta de curs, comanda si contract de vanzare.
• Pentru incarcarea documentelor inregistrate si pentru alegerea documentelor asociate documentului curent (avize de expeditie care pot fi facturate, facturi care pot fi stornate, facturi pentru care exista diferente de curs, facturi interne care se pot exporta) sunt puse la dispozitie ferestre de selectie in care cautarea se face in functie de partener si perioada de timp.
• Pentru fiecare articol completat pe un document este afisata cantitatea disponibila in stoc in momentul inregistrarii documentului.
• La inregistrarea unui document sunt puse la dispozitie ferestre de cautare necesare la completarea codurilor clientilor, marfurilor, modalitatilor de plata, bancilor. Aceste ferestre ofera posibilitatea regasirii informatiei dorite doar prin tastarea prefixului, a codului sau a numelui.
• Fereastra de cautare a clientilor ofera si posibilitatea adaugarii dinamice a unor clienti noi, fara ca inregistrarea documentului respectiv sa fie intrerupta.
• La modificarea sau anularea unui document se poate face selectia lui prin intermediul ferestrelor de selectie fie pe baza completarii unui filtru de selectie, care este constituit din alegerea unui client si a perioadei calendaristice, fie pe baza completarii ID-ului si/sau a numarului documentului cautat.
• In momentul completarii documentelor se calculeaza automat adaosul comercial, valoarea TVA, valoarea de reducere si valoarea totala in functie de cantitatea, pretul de expeditie, pretul de gestiune, procentul de reducere si cota TVA asociate fiecarui articol specificat pe document.

Mecanisme pentru asigurarea consistentei datelor

• Operatiile de modificare sau stergere sunt permise doar pentru documente a caror data face parte dintr-o perioada deschisa atat din punct de vedere comercial cat si contabil.
• Un document emis catre client nu mai poate fi modificat. Daca un document emis catre un client este gresit se pot efectua urmatoarele operatii:
  • daca toate cele trei exemplare sunt inca la furnizor, atunci documentul se poate anula
  • daca documentul a fost dat clientului atunci documentul se poate storna. Stornarea poate fi facuta atat pentru corectii de pret, cat si in cazul in care clientul aduce marfa inapoi
• Modulul furnizeaza mecanisme de siguranta impotriva erorilor de operare prin validarea si verificarea indeplinirii regulilor impuse pentru datele introduse.
• Modulul pastreaza istoricul operatiilor efectuate asupra fiecarui document.

Integrare in sistemul informatic ISIS

• Operatorii si drepturile acestora sunt gestionati de administratorul de sistem, care are posibilitatea adaugarii si stergerii operatorilor sau modificarii drepturilor. In acest scop, administratorul sistemului utilizeaza functionalitati implementate in cadrul modulului SISTEM CENTRAL .
• La inregistrarea oricarui tip de documente, modulul asigura actualizarea automata a cantitatilor existente in stocurile de bunuri materiale, date gestionate de modulul GESTIUNE STOCURI .
• Documentele de incasare asociate documentelor de desfacere pot fi inregistrate prin intermediul modulului INCASARI .
• Prelucrarea unui document se finalizeaza cu generarea tranzactiilor contabile corespunzatoare, tranzactii ce pot fi vizualizate folosind modulul CONTABILITATE GENERALA .
• Pornind de la datele inregistrate, se pot realiza rapoarte privind volumul si structura vanzarilor, relatiile cu clientii, folosind modulele RAPORTARE COMERCIALA si RAPORTARE CONTABILA .