Omnis Group Home Page

Gestiunea Documentelor

ISIS .net - Gestiunea Documentelor este o solutie pentru optimizarea activitatii de administrare a documentelor, a accesului la informatie, prin automatizarea si standardizarea proceselor interne de lucru ale organizatiei.

Gestiunea automata a documentelor permite cresterea productivitatii operatorilor sistemului si, implicit, reducerea timpilor si a costurilor de lucru. Extrem de flexibil, modulul este integrat complet in solutia ISIS de gestiune informatica.

Avantajele din punct de vedere managerial ale solutiei ISIS .net de gestiune a documentelor constau in:

• Reducerea semnificativa a timpului de lucru alocat pentru gestionarea documentelor.
• Reducerea costurilor legate de copiere si tiparire.
• Reducerea costurilor legate de miscarea documentelor.
• Acces securizat la informatii (drepturi de acces).
• Beneficii imediate (implementare rapida si etapizata).

Rezolvarea problemelor de rutina ce apar in gestionarea documentelor este esentiala.

Avantajele oferite de solutia ISIS .net de gestiune a documentelor, din punct de vedere al utilizatorilor, constau in:

• Usurinta in utilizare (aplicatia este construita ca un submodul in cadrul sistemului IsisNet).
• Structura de directoare/fisiere in care sunt organizate documentele este familiara oricarui utilizator.
• Urmarirea documentelor in diferitele etape in care acestea se gasesc in cadrul unui proces de workflow este foarte sugestiva. La nivelul fiecarei etape din cadrul unui proces de workflow se poate consulta un istoric al etapelor anterioare prin care s-a trecut.
• Orice tip de document in format electronic poate fi gestionat cu ajutorul modulului de gestiune a documentelor.

Fiecare noua aplicatie instalata necesita implicarea departamentului IT din organizatie. Avantajele sistemulul de gestiune a documentelor din punct de vedere al volumului de munca necesar a fi depus de catre specialistii IT constau in:

• Instalare rapida ca un submodul in cadrul sistemului ISIS .net.
• Tehnologii .NET standard in industria informatica.
• Securitate a accesului la functionalitati (prin interfata de configurare).
• Aplicatie disponibila prin intermediul unui browser Internet.
• Scalabilitate - find construita pe o arhitectura pe 3 nivele, aplicatia permite extinderea gestionarii documentelor la nivel de filiale, companii sau la nivel de holding.
• Oferire de servicii complete de implementare.

Sistemul ISIS .net de gestiune a documentelor se bazeaza pe modelarea proceselor de workflow folosind Microsoft Visio

Modelarea grafica a proceselor de workflow in cadrul gestiunii documentelor se face folosind Microsoft Visio 2002. Schema Visio modeleaza actorii si actiunile implicate intr-un proces de gestiune a documentelor.

Exemplu de proces business modelat in Visio 2002

Pentru procesul de generare, modificare si urmarire a contractelor se poate imagina urmatorul scenariu logic pentru definitia fluxului ce va fi urmat de catre document:

• Agentul de vanzari genereaza un contract de vanzare pe baza unui formular IsisNet prestabilit. Apoi trimite contractul spre aprobare pe flux.
• Directorul de vanzari verifica contractul si solicita o modificare. Intoarce documentul in starea anterioara (la agentul de vanzari).
• Agentul de vanzari modifica contractul conform solicitarii si il retransmite pe flux.
• Directorul de vanzari aproba contractul si decide ca nu este necesara interventia departamentului de suport tehnic.
• Directorul economic verifica si aproba contractul. Il transmite mai departe catre departamentul juridic.
• Seful departamentului aloca task-ul pentru verificare si aprobare catre un angajat din subordine.
• Juristul verifica si aproba contractul. Il transmite mai departe.
• Directorul general verifica, aproba si semneaza contractul.
• Agentul de vanzari ataseaza contractul semnat la dosarul proiectului.

Pe baza acestui scenariu de business, un administrator de workflow creaza schema Visio care va sta la baza urmaririi unui contract.

Pentru fiecare departament modelat in schema Visio, se specifica una sau mai multe persoane care fac parte din acest departament, si care vor trebui sa execute actiunile cerute de schema la momentul respectiv.

De exemplu, se poate specifica ca departamentul "Vanzari" cuprinde operatorii Ionescu, Popescu si Marin. Operatorii dintr-un departament sunt operatori inregistrati deja (si valizi) in IsisNet.

Dictionar de termeni

Pentru intelegerea mecanismului de gestiune a documentelor implementat in sistemul ISIS .net, se foloseste urmatorul dictionar de termeni referitor la Gestiunea Documentelor:

• Proces - corespunde unei scheme Visio care modeleaza un anumit scenariu business. Un exemplu de proces este urmarirea unui contract. Un alt exemplu de proces este urmarirea unei propuneri de proiect.
• Flux - este echivalent unui proces, termenii de "Proces" si de "Flux" au aceeasi semnificatie in contextul sistemului.
• Etapa - corespunde pasului curent din cadrul unei scheme Visio la care a ajuns un proces la un moment dat. De exemplu, Verificarea Tehnica este o etapa in procesul de workflow care modeleaza urmarirea unui contract. De asemenea, Verificarea Juridica este o alta etapa in cadrul aceluiasi proces de workflow.
• Document primar - corespunde documentului asociat cu un proces de workflow. De exemplu, in procesul de urmarire a contractelor se va urmari intotdeauna un contract. Un singur document primar poate fi asociat cu un proces.
• Document aditional - corespunde unui alt document in afara de documentul primar, care poate fi asociat cu un proces. De exemplu, in procesul de urmarire a contractelor, se poate defini o anexa la contract ca un document aditional. Un proces poate avea asociate unul sau mai multe documente aditionale.

Integrare in sistemul informatic ISIS.net

• Operatorii care pot accesa modulul de gestiune a documentelor sunt operatori activi IsisNet, inregistrati in sistem folosind Sistem Central. Pentru a avea acces la functionalitatile acestui modul, trebuie acordate drepturi operatorilor folosind SISTEM CENTRAL.
• Se pot gestiona documente in format liber, care se introduc in modulul de gestiune a documentelor. Aceste documente nu sunt standardizate din punct de vedere ISIS, adica nu sunt introduse pe baza unei interfete specifica ISIS.
• Comenzile si contractele se pot gestiona prin modulul de gestiune a documentelor. Aceste documente se introduc prin CONTRACTE-COMENZI.

---- // ----