Omnis Group Home Page

Studiu de caz - Intreprinderi mici

ISIS .net conecteaza grupul IMM-urilor la tehnologia avansata

SC Onix Sercom SRL are ca obiect de activitate importul, productia si distributia de vopsele, lacuri si grunduri pentru constructii civile si industriale si pentru autoturisme. Conducerea companiei a decis ca eficienta impune implementarea unor metode operationale si de control riguroase, intr-o platforma tehnologica moderna, premize pe care le-a regasit in solutia ISIS .net.

Situatia abordata

La inceputul anului 2003 Onix avea o activitate de distributie dinamica dar se confrunta cu o serie de probleme interne legate de imposibilitatea obtinerii evidentei clare, la zi, a stocurilor, clientilor, facturilor, in general a activitatii financiar-contabile:

• Operatiile contabile se realizau numai la sfarsitul lunii, manual, exclusiv prin intocmirea notelor contabile aferente intrarilor si iesirilor
• Cei 900 de parteneri (clienti si furnizori) se gestionau pe suport hartie, fiecarui partener fiindu-i alocat cate un dosar
• Gestionarea celor peste 5500 produse si obiecte de inventar se tinea cu ajutorul unei aplicatii informatice simple, fara posibilitatea evidentierii caracteristicilor acestora sau a preturilor de vanzare
• Schimbul de informatii intre sediul central si punctele de vanzare se desfasura greoi, prin telefon sau prin deplasare directa

In acest context conducerea companiei a decis achizitionarea unui sistem informatic integrat care sa rezolve atat problemele interne de gestiune si evidenta financiar-contabila dar care sa si ofere deschiderea catre clienti prin intermediul unui site de consultare a ofertei si plasare comenzi.

O alta cerinta a fost aceea de a integra la nivel functional si informational punctele de vanzare distribuite teritorial cu sediul central al firmei. Utilizatorii de la sediul central trebuie sa aiba posibilitatea de a consulta in timp real situatia stocurilor de la punctele de vanzare, pentru a decide in timp util reaprovizionarea lor, in timp ce facturile emise de punctele de vanzare trebuie sa se reflecte automat, periodic sau in timp real, in baza de date de la sediul central.

Solutia

ISIS .net raspundea tuturor cerintelor de baza specificate, astfel incat in luna Februarie a anului 2003 s-a inceput implementarea solutiei. Implementarea si training-ul s-au finalizat intr-un timp deosebit de scurt, astfel incat in luna Martie utilizatorii operau deja in mod curent, la zi, cu ISIS .net.

Solutia a permis :

• Evidenta unitara a stocurilor si produselor din oferta
• Gestiunea comenzilor de la clienti
• Tiparirea din sistem a facturilor de livrare
• Gestiunea soldurilor de incasat de la clienti, a sumelor de plata catre furnizori
• Integrarea informationala a locatiilor distribuite in teritoriu
• Gestiunea automata a activitatii de resurse umane si salarizare.

Datorita volumului relativ mic de activitatate s-a ales varianta utilizarii MSDE (Microsoft Database Engine) ca platforma de baze de date, costurile implementarii solutiei scazand semnificativ.

Pentru integrarea locatiilor distribuite in teritoriu solutia de baza a fost extinsa cu un modul de replicare stocuri si documente :

• Sediu central ( puncte de vanzare : se replica articole si preturi, clienti, documente de intrare sau transferuri care afecteaza stocul punctului de vanzare, operatori, diverse nomenclatoare generale
• Puncte de vanzare ( Sediu central : se replica bonuri fiscale, facturi de livrare
• Anumite operatii pe care utilizatorii de la punctele de vanzare le realizeaza mai rar (ex. inventare) se realizeaza prin conectarea directa, prin modem, la sediul central.
• Replicarea datelor se poate realiza zilnic, la cerere sau automat. Deoarece MSDE nu permite implementarea mecanismului clasic de replicare tranzactionala s-a ales varianta replicarii datelor pe baza de tranzactii distribuite.

Avantaje

Implementarea solutiei ISIS .net la SC Onix Sercom SRL a condus la integrarea operationala a tuturor departamentelor si punctelor de lucru din cadrul companiei intr-o platforma de servicii functionale complete, consistente cu procedurile organizationale interne, cu specificul economic si procedural local.

Operativitate si Control

Societatea dispune de un numar mic de angajati, motiv pentru care usurinta introducerii documentelor este deosebit de importanta. Faptul ca atat operatiile contabile cat si actualizarea stocurilor se realizeaza automat, o data cu introducerea documentului comercial, a usurat munca operatorilor si a permis evidenta la zi, in orice moment, a situatiei financiar-contabile si a stocurilor firmei.

Rapoartele comerciale, financiare si de stocuri ofera metode riguroase de control a activitatii si de analiza a evolutiei firmei.

Integrarea functionala a punctelor de vanzare

Datorita modulului de replicare a datelor intre sediul central si locatiile din teritoriu, utilizatorii pot controla in timp real situatia stocurilor si a vanzarilor de la fiecare punct de vanzare in parte.

Deschidere catre clienti

Extensia ISIS .net Portal a solutiei ofera clientilor firmei posibilitatea de a:

• consulta on-line, prin Internet, nomenclatorul de produse si servicii oferite de firma
• plasa comenzi de livrare
• verifica singuri situatia conturilor lor, a soldurilor, a facturilor emise si a comenzilor plasate.

---- // ----