Omnis Group Home Page

Studiu de caz - Industrie hoteliera

Omnis Group conecteaza industria hoteliera la standardul .net

Hotelul Howard Johnson Grand Plaza din Bucuresti este conectat la lantul hotelier international si asigura conducerea zilnica a operatiunilor folosind o solutie informatica realizata pe baza tehnologiilor .net.

Situatia abordata

In momentul in care conducerea Howard Johnnson Grand Plaza Hotel a decis sa achizitioneze solutia ISIS .net, hotelul se afla inca in reconstructie, deschiderea oficiala fiind planificata pentru inceputul anului 2004. Howard Johnson a solicitat o solutie de tip ERP complexa, capabila sa suporte atat activitatile pre-opening (orientate in special pe partea de investitii, constructii, import de mijloace fixe, modernizari) precum si managementul operational si financiar al hotelului (operatii financiar-contabile, gestiunea obiectelor de inventar, analize pe centre de cost/profit, bugetare, Cash-Flow, analiza performantelor hotelului, managementul resurselor umane si salarizare, etc.).

Cerinta expresa a conducerii Howard Johnson a fost capabilitatea solutiei de a deveni platforma economica unica pentru desfasurarea intregii activitati a hotelului si de a oferi metode de control al acesteia de la distanta; sa se constituie intr-o solutie moderna, eficienta si completa care sa poata fi replicata cu usurinta in alte unitati hoteliere.

Data fiind natura permanenta a activitatii hoteliere, solutia trebuia sa fie accesibila 24 de ore din 24, sa poata fi utilizata cu usurinta atat de gestionarii din depozitele centrale cat si de managerii de departamente, sau de directorul general, oferind informatii la nivelul de detaliere aferent fiecarui tip de utilizator. Volumul de informatii gestionat in cadrul unui hotel este deosebit de mare (numar mare de clienti, carti de credit, documente de aprovizionare, bonuri fiscale), ceea ce necesita ca in primul rand solutia de gestiune a bazelor de date dar si solutia de raportare sa fie fiabile, rapide si sigure.

Deoarece o parte din managerii si consultantii companiei sunt straini, o alta cerinta a fost disponibilitatea solutiei in mai multe limbi.

Solutia

ISIS .net intrunea cerintele de baza ale Howard Johnson; totusi, o parte a serviciilor au fost extinse astfel incat sa integreze elementele necesare analizelor manageriale:

• inregistrarea centrului de cost/profit si a destinatiei la care se refera fiecare operatie comerciala/contabila care genereaza venituri sau cheltuieli
• inregistrarea destinatiei platii/incasarii la care se refera fiecare operatie comerciala/contabila care implica fluxuri financiare
• configurarea rapoartelor de P&L (Profit si Pierdere) si Cash Flow solicitate, cu posibilitatea specificarii formatului de afisare si a anumitor formule de catre utilizator
• crearea unui numar mare de rapoarte noi, atat comercial/financiare cat si contabile care sa acopere toate cerintele de analiza manageriala specificate

In vederea acoperirii tuturor cerintelor specifice activitatii hoteliere, s-a realizat integrarea ISIS .net cu celelalte aplicatii gestionate de Howard Johnson:

• Aplicatia pentru gestiunea activitatii hoteliere – Fidelio (Micros Sytems, Inc.)
• Fidelio este considerata una dintre solutiile standard in domeniul gestiunii hoteliere (cazare, incasari, front-desk, etc.). Fidelio inregistreaza veniturile obtinute din cazare si le transmite zilnic catre ISIS .net, unde se realizeaza automat operatiile contabile corespunzatoare. Fidelio inregistreaza de asemenea si platile pe baza de carti de credit (aproximativ 80% din plati realizandu-se in acest mod), ele fiind apoi exportate in ISIS.net unde, la momentul decontarii lor, se realizeaza stingerea efectiva a datoriei.
• Integrarea s-a facut prin export de fisiere text, neexistand alta modalitate de transfer de date dinspre Fidelio.
• Aplicatia pentru gestiunea serviciilor de alimentatie publica – eXpressoft (Top Management Consulting)
• Aplicatia gestioneaza productia specifica alimentatiei publice precum si toate iesirile de produse prin POS-uri, trimitand zilnic sau la cerere centralizarea valorica a tuturor miscarilor de marfuri si produse finite catre ISIS .net. Pe baza datelor de miscare a marfurilor si produselor finite primite din eXpressoft, ISIS .net realizeaza automat toate operatiile contabile necesare.
• Datorita faptului ca ambele solutii ruleaza pe platforma Microsoft SQL Server™ 2000, integrarea s-a facut direct la nivel de baze de date prin intermediul unei aplicatii dedicate.
• Aplicatia pentru controlul accesului – OnGuard® (Lenel Systems International, Inc.)
• Intr-o prima etapa integrarea cu aplicatia de control acces s-a limitat la exportul dinspre ISIS .net a datelor de personal, pentru a evita dubla introducere a acelorasi informatii in doua sisteme. Ulterior, dupa ce solutia de securitate si control acces se va dezvolta, integrarea intre cele doua sisteme se va extinde pana la nivel de date de pontaj: ISIS .net va importa un pre-format de pontaj obtinut din situatia check-in / check-out-urilor personalului inregistrat in OnGuard®.

Avantaje

Implementarea solutiei ISIS .net la Howard Johnson a condus la integrarea operationala a tuturor departamentelor din cadrul companiei intr-o platforma de servicii functionale complete, consistente cu procedurile organizationale interne, cu specificul economic si procedural local.

Integrare, Operativitate, Control

Inca de la inceputul implementarii utilizatorii au apreciat faptul ca documentele si operatiile se conteaza automat, sistemul mentinand automat concordanta intre situatia comerciala si cea contabila. De asemenea a fost apreciat faptul ca la nivelul fiecarei tranzactii sau document se pot introduce o serie de elemente suplimentare (centrul de cost/profit, tipul de venit/cheltuiala, elementul de buget pe care sa se repartizeze cheltuiala/venitul), elemente care fac posibila obtinerea imediata si automata a analizelor manageriale.

Separarea informatiilor in functie de nivelul de detaliere necesar

Integrarea cu aplicatiile specifice managementului hotelier si activitatii de alimentatie publica a degrevat solutia financiar-contabila si de gestiune a stocurilor de gestionarea unui volum prea mare si prea detaliat de informatii ; eXpressoft gestioneaza stocul de alimente cantitativ-valoric, in timp ce in ISIS .net se importa numai informatia valorica, sintetizata a stocurilor.

Configurare dinamica

Utilizatorii au posibilitatea de a configura tipurile de venituri si cheltuieli care se pot inregistra la un anume centru de profit/cost, evitandu-se astfel asocierile eronate.

Solutia permite utilizatorilor configurarea modului de vizualizare a rapoartelor manageriale: ordinea de aparitie a liniilor in raport, modul de insumare si grupare a valorilor analitice, numarul de zecimale care sa apara in rapoarte, exprimarea valorilor in lei sau mii lei, etc.

---- // ----