Omnis Group Home Page

Desfacere

Modulul DESFACERE este destinat inregistrarii si procesarii tranzactiilor efectuate in cadrul activitatilor de desfacere (vanzari si transferuri de marfuri), oferind facilitati pentru inregistrarea, centralizarea si urmarirea vanzarilor si pentru administrarea transferului de marfuri intre diferite gestiuni ale companiei.

Procesarea unei tranzactii comerciale consta in inregistrarea documentului propriu-zis, actualizarea automata a stocurilor (fiind realizata totodata si inregistrarea cheltuielilor efectuate si a veniturilor obtinute in cadrul activitatilor de desfacere) si generarea automata a tranzactiilor contabile asociate documentelor. Metoda de actualizare a stocului poate fi FIFO sau CMP si se stabileste in momentul configurarii sistemului, putand fi schimbata la inceput de an, conform legislatiei.

Prin modulul POS este asigurata inregistrarea si procesarea tranzactiilor efectuate in cadrul activitatilor de vanzare cu amanuntul, acesta permitand emiterea si tiparirea bonurilor fiscale, centralizarea si urmarirea vanzarilor companiei prin bonuri fiscale, obtinerea de rapoarte fiscale si setarea imprimantei fiscale.

Modulul realizeaza inregistrarea, modificarea, vizualizarea, emiterea, stornarea, stergerea sau anularea documentelor de desfacere. Fiecare document emis se poate tipari la cerere, formatul acestuia respectand standardul impus de Ministerul Finantelor.

In cazul facturilor intre gestiuni ale aceleiasi companii, notele de receptie pentru gestiunea primitoare pot fi emise automat.

Modulul permite si inregistrarea documentelor emise la efectuarea exportului de marfuri prin comisionar si in nume propriu.

Avizele de expeditie catre clienti pot fi facturate (total sau partial) prin realizarea de asocieri intre facturi si avize inregistrate la date anterioare facturilor; in momentul facturarii se poate specifica, pentru fiecare articol, cantitatea facturata.

Factura de diferenta de curs permite facturarea diferentelor de pret aparute intre data emiterii unei facturi existente si data efectuarii platii acesteia, ca urmare a dinamicii unei monede de referinta fata de moneda in care s-a emis factura si s-a efectuat plata (ROL).

Facturile si avizele de expeditie pot fi generate pe baza comenzilor primite de la client, permitand livrarea totala sau partiala a uneia sau mai multor comenzi. In cazul in care comanda pe baza careia se face documentul este cu rezervare de stoc, livrarea se face numai din stocul rezervat pentru comanda respectiva.

Pentru a putea urmari facturile emise in cadrul unui contract si a aplica discount-urile prevazute de tipul contractului, la inregistrarea facturilor este obligatorie completarea tipului si numarului de contract in baza caruia se face vanzarea.

Modulul DESFACERE asigura evidenta automata a documentelor de vanzare, consistenta datelor, regasirea si prelucrarea complexa a informatiilor specifice.

Eficienta deosebita in inregistrarea documentelor

• Modelul care sta la baza acestui modul este orientat document. Odata cu inregistrarea documentului se asigura si inregistrarea automata in contabilitate a operatiilor contabile asociate documentului, precum si actualizarea automata a stocurilor.
• Se pot inregistra urmatoarele tipuri de documente: aviz de expeditie, factura, factura proforma, bon de transfer pentru transfer de marfuri intre gestiunile aceleiasi filiale, factura de export, bon de consum, bon fiscal, factura de diferenta de curs, facturare comision export, facturare transport extern.
• Pentru incarcarea documentelor inregistrate si pentru alegerea documentelor asociate documentului curent (avize de expeditie care pot fi facturate, documente care pot fi stornate, facturi pentru care exista diferente de curs, facturi interne care se pot exporta), sunt puse la dispozitie ferestre de selectie in care cautarea se face in functie de partener si perioada de timp.
• Pentru fiecare articol completat pe un document este afisata cantitatea disponibila in stoc in momentul inregistrarii documentului.
• La inregistrarea unui document sunt puse la dispozitie ferestre de cautare necesare la completarea codurilor clientilor, marfurilor, modalitatilor de plata, bancilor. Aceste ferestre ofera posibilitatea regasirii informatiei dorite doar prin tastarea prefixului, a codului sau a numelui.
• Fereastra de cautare a clientilor ofera si posibilitatea adaugarii dinamice a unor clienti noi, fara ca inregistrarea documentului respectiv sa fie intrerupta.
• La modificarea sau anularea unui document, se poate face selectia lui prin intermediul ferestrelor de selectie, fie pe baza completarii unui filtru de selectie, care este constituit prin alegerea unui client si a perioadei calendaristice, fie pe baza completarii ID-ului si/sau a numarului documentului cautat.
• In momentul completarii documentelor, se calculeaza automat adaosul comercial, valoarea TVA, valoarea de reducere si valoarea totala, in functie de cantitatea, pretul de expeditie, pretul de gestiune, procentul de reducere si cota TVA asociate fiecarui articol specificat pe document.

Mecanisme pentru asigurarea consistentei datelor

• Operatiile de modificare sau stergere sunt permise doar pentru documente a caror data face parte dintr-o perioada deschisa atat din punct de vedere comercial cat si contabil.
• Un document emis catre client nu mai poate fi modificat. Daca un document emis catre un client este gresit, se pot efectua urmatoarele operatii:
• daca toate cele trei exemplare sunt inca la furnizor, atunci documentul se poate anula;
• daca documentul a fost dat clientului, atunci documentul se poate storna. Stornarea poate fi facuta atat pentru corectii de pret, cat si in cazul in care clientul aduce marfa inapoi.
• Modulul furnizeaza mecanisme de siguranta impotriva erorilor de operare prin validarea si verificarea indeplinirii regulilor impuse pentru datele introduse.
• Modulul pastreaza istoricul operatiilor efectuate asupra fiecarui document.

Integrare in sistemul informatic ISIS.net

• Operatorii si drepturile acestora sunt gestionati de administratorul de sistem, care are posibilitatea adaugarii si stergerii operatorilor sau modificarii drepturilor. In acest scop, administratorul sistemului utilizeaza functionalitati implementate in cadrul modulului SISTEM CENTRAL.
• La inregistrarea oricarui tip de document, modulul asigura actualizarea automata a cantitatilor existente in stocurile de materiale, gestionate prin modulul STOCURI.
• Facturile si avizele de expeditie pot fi generate pe baza comenzilor inregistrate in sistem folosind modulul CONTRACTE/COMENZI.
• Documentele de incasare asociate documentelor de desfacere pot fi inregistrate prin intermediul modulului INCASARI.
• Prelucrarea unui document se finalizeaza cu generarea tranzactiilor contabile corespunzatoare, tranzactii ce pot fi vizualizate folosind modulul CONTABILITATE GENERALA.
• Pornind de la datele inregistrate, se pot realiza rapoarte privind volumul si structura vanzarilor, relatiile cu clientii, folosind modulele RAPORTARE COMERCIALA si RAPORTARE CONTABILA.

---- // ----