Omnis Group Home Page

Contracte si comenzi

Sistemul ISIS .net gestioneaza intreg ciclul comercial si de productie, ciclu initiat de contractele de vanzare documente primare pentru planificarea generala a activitatii unei companii si incheiat cu primirea si inregistrarea platilor pentru facturile eliberate clientilor. Operatiunile de productie si aprovizionare pot fi astfel complet determinate plecand de la planul stabilit pentru vanzari.

Contractele de vanzare/cumparare specifica informatii despre partile contractante, produsele si cantitatile tranzactionate, informatii despre pret, politici de discount, conditii de valabilitate si alte clauze generale. O comanda poate fi creata in sistem pe baza unui contract deja inregistrat, sau ca si comanda operationala simpla, de sine-statatoare.

Introducerea comenzilor se face conform unor reguli prestabilite: un utilizator din departamentul comercial poate initia, de exemplu, o comanda de aprovizionare, specificand cantitatile necesare pentru fiecare produs. Aceasta comanda poate fi apoi aprobata sau respinsa de un factor de decizie, pe baza unui flux al comenzii definit in sistem. Numai comenzile aprobate vor putea fi trimise catre furnizori.

Daca o comanda este creata pe baza unui contract, cantitatea ceruta pe comanda nu trebuie sa depaseasca cantitatea totala a contractului. De asemenea, termenul de livrare a produselor solicitate nu trebuie sa depaseasca termenul de valabilitate a contractului.

Generarea textului complet dintr-un document contractual se face automat, pe baza clauzelor selectate la crearea contractului. Clauzele respective sunt stocate intr-o biblioteca de texte care pot fi atasate paragrafelor contractului, biblioteca gestionata de catre administratorul sistemului.

In acest fel, un contract poate fi disponibil in sistem ca document electronic cu interfata in pagina Web, ca fisier imagine (obtinut prin scanarea documentului hartie primit de la un partener), ca document Word si in format XML, pentru transferul catre un alt sistem informatic.

Sistemul include facilitati de raportare grafica a starii contractelor in functie de livrarile efectuate, platile executate, perioada de valabilitate a contractului.

Sistemul ISIS. net implementeaza un site B2B pentru a asigura accesul securizat, colaborarea si tranzactionarea cu clientii

Site-ul B2B este implementat in ISIS.net ca un extranet, in vederea expunerii de informatii comerciale catre partenerii agreati, intr-un cadru securizat. Catalogul de produse expus de site-ul B2B permite clientilor sa plaseze comenzi direct din Internet. Partenerii care opereaza solutii informatice avansate au posibilitatea sa transmita catre site comenzile create in sistemul propriu folosind formatul XML. Este posibila astfel colaborarea partenerilor de business care exploateaza sisteme precum SAP, SCALA sau ISIS, intr-o platforma de operare integrata.

Accesul in site se face controlat si securizat

• Site-ul ofera facilitatea de login securizat; utilizatorii trebuie sa specifice un ID si o parola pentru autentificare, de fiecare data cand ei incearca sa acceseze sectiuni securizate ale site-ului.
• Informatiile despre preturi sunt securizate, iar accesul la aceasta informatie este controlat prin mecanisme de securitate a aplicatiei. Se pot defini, de asemenea, reguli de business pentru calcularea pretului in functie de diverse reduceri specificate.
• Utilizatorii autentificati acceseaza informatiile conform profilului stabilit
• Aplicatia Web include un catalog de produse care permite clientilor accesul interactiv la intreaga informatie despre produse. Pentru agentii de vanzari si clientii care sunt interesati numai in anumite produse, se pot defini portiuni ale catalogului de produse, vizibile conform domeniilor de interes si profilului clientilor.
• Site-ul B2B ISIS .net ofera capabilitati de navigare si cautare. Informatia despre produse este organizata in categorii, pentru regasirea usoara a informatiilor. Clientii pot cauta diverse produse folosind un motor de cautare dupa denumire, sau pot efectua cautari pe baza mai multor atribute ale produselor.
• Clientii autorizati pot plasa comenzi pentru produsele selectate, initiind astfel tranzactiile comerciale de cumparare. Aceste tranzactii sunt apoi accesibile in cadrul aplicatiilor ISIS .net care ruleaza in backoffice.

Site-ul B2B expune informatii din backoffice catre partenerii autorizati

• Folosind site-ul B2B, un utilizator autentificat poate obtine informatii specifice (date despre contracte si facturi), poate efectua o serie de operatii (plasarea de comenzi), si poate efectua tranzactii comerciale intr-o platforma integrata.
• O comanda este creata de client pe baza produselor selectate.
• Comanda este inregistrata in baza de date din backoffice; utilizatorii din departamentul comercial sunt notificati de sosirea unei comenzi.
• Utilizatorii interni ISIS .net verifica comanda depusa si decid daca pot sa accepte sau sa refuze comanda. Starea finala a comenzii este apoi publicata pe site-ul B2B si poate fi vizualizata de clientul autorizat.

  Contracte si comenzi - Documentele de plata pentru o comanda acceptata sunt create in sistemul ERP IsisNet, si pot fi accesate pe site-ul Portal. Se pot vizualiza facturi si avize de expeditie prin care s-au livrat produsele comandate.

• Utilizatorii interni ISIS .net pot genera facturi pentru client, in baza onorarii comenzii primite. Aceste facturi sunt de asemenea publicate pe site-ul B2B si sunt accesibile clientilor.
• Daca comenzile sunt plasate pe baza unui contract anterior incheiat intre parteneri, starea contractului (livrari efectuate, plati executate, etc.) poate fi urmarita pe site-ul B2B.
• Documentele business pot fi automat transferate intre sistemele informatice ale partenerilor, folosing servicii Web si comunicatia prin cozi de mesaje (MSMQ).

Integrare in sistemul informatic ISIS.net

• O comanda de vanzare poate fi creata cu rezervare de stoc. In acest caz, cantitatile de produse existente in stoc sunt actualizate automat, fapt evidentiat in modulul GESTIUNE STOCURI.
• Comenzile si contractele se refera la produsele si materialele gestionate in NOMENCLATORUL DE ARTICOLE. Pe site-ul comercial sunt publicate informatii generale din nomenclator imaginea si descrierea produselor, preturi cat si date specific comerciale - oferte speciale, date statistice.
• Comenzile si contractele se creeaza pentru parteneri gestionati in modulul INFORMATII PARTENERI.
• In sistem pot fi gestionate politici variate de discount. In functie de istoricul activitatii comerciale, clientii pot beneficia de reduceri de preturi si de avantajele acordate prin programele de fidelitate.

---- // ----